Digitāli dokumenti un retāka satikšanās – pie kādām izmaiņām jāpierod biznesam?

Digitāli dokumenti un retāka satikšanās – pie kādām izmaiņām jāpierod biznesam?

Autors: Viesturs Slaidiņš

Divi metri starp kolēģiem. Caurspīdīgas sienas starp pārdevējiem un pircējiem. Videozvani, nevis satikšanās. Tās bija tikai dažas no izmaiņām, ko šajā pavasarī piedzīvoja teju katrs otrais planētas iedzīvotājs. Sargāšanās no koronavīrusa ienesa jūtamas izmaiņas daudzu profesiju pārstāvju, arī grāmatvežu, darbā.

Lai arī trīs no katriem četriem Latvijas grāmatvežiem ārkārtas situācijas laikā turpināja doties uz biroju un savus pienākumus pildīt darbavietā, citi kolēģi klātienē tik bieži sastopami vairs nebija. Tas mudināja uzņēmumu vadītājus meklēt izeju no attālinātā darba radītajiem izaicinājumiem. Nereti problēmas risinājumi jau bija pa rokai, sen pieejami, taču līdz šim nepietiekami novērtēti, lai jau būtu ieviesti uzņēmuma darbā.

Ārkārtējā situācija pamudināja izmaiņas ieviest ātri un mērķtiecīgi, lai uzņēmums varētu turpināt efektīvi strādāt. Kopš marta strauji pieauga interese par grāmatvedības programmām, kas nodrošina attālinātu piekļuvi datiem, piemēram, tādu kā Tildes Jumis Pro, ko var lietot gan interneta pārlūkprogrammā, gan kā mobilo lietotni viedtelefonā vai planšetdatorā.

Tieši nespēja piekļūt datiem, atrodoties ārpus biroja, bija galvenais iemesls, kādēļ slimības uzliesmojuma karstākajā posmā grāmatveži bija spiesti doties uz darbu. Vairāk nekā puse no aptaujātajiem grāmatvežiem uz biroju brauca tikai tādēļ, ka svarīgi dokumenti ir izdrukāti uz papīra. Tos nevar aizvest mājās, jo līdz ar to piekļuve dokumentiem zustu citiem atbildīgajiem darbiniekiem, piemēram, uzņēmuma vadītājam. Savukārt kopēšana ir laikietilpīga, neefektīva un jau tā saspringtajā periodā absolūti nepiemērota.

Saskaroties ar šādu realitāti, ir tikai loģiski, ka 45,5% uzņēmumu pārstāvju risinājuma Tildes Jumis maija sākumā veiktajā aptaujā atzina, ka steidzamākais uzdevums ikdienas darba atvieglošanai ir visu dokumentu pārvēršana elektroniskā formātā. Tas ļautu uzņēmumam normāli funkcionēt arī tad, ja darbinieki fiziski nesatiekas. Runa nav vien par rīkojumu izdošanu un rēķinu sagatavošanu, bet arī par iespēju darbiniekiem attālināti iesniegt izmaksu čekus un ienākošos rēķinus, kā arī vadībai saņemt un apstiprināt darbinieku atvaļinājuma pieteikumus.

Lai arī sociālā distancēšanās un pārvietošanās ierobežojumi ir apturējuši globālās ekonomikas izaugsmi, darba tirgus eksperti pieļauj, ka attālināta strādāšana var kļūt par jauno pasaules kārtību.

Viens no pirmajiem šādas nākotnes vēstnešiem ir mikroblogošanas vietnes Twitter uzturētāji. Uzņēmuma vadība maija vidū pavēstīja saviem darbiniekiem, ka «uz mūžiem» ievieš attālināto darbu tiem, kuri to vēlas. Drīzumā viņiem varētu sekot citi uzņēmumi, kuriem sekmīgi izdevās pārkārtot darbus un pat gūt finansiālu labumu no biroju iztukšošanas.

Šādos uzņēmumos grāmatvežiem jārēķinās, ka turpmāk darbs pie dokumentiem notiks tikai elektroniskā formātā, jo daļa darbinieku satiksies vien korporatīvajās ballītēs, bet citi pat nekad. Līdz ar to ir skaidrs, ka dokumentu glabāšana notiks kādā mākoņkrātuvē – publiskā vai paša uzņēmuma uzturētā. Un grāmatvežiem nāksies pierast dokumentus uzkrāt elektroniskās mapēs, nevis glīti iesiet papīra lapas.

Rītdienai gatavojas arī Latvijas uzņēmumi. Jau 32,7% aptaujāto apsver iespēju ieviest uzņēmumā e-rēķinus, lai rēķinu nosūtīšana un saņemšana notiktu elektroniskā formātā. Tādējādi grāmatvedis var pilnvērtīgi strādāt, izrakstot un apstrādājot saņemtos rēķinus, «bruņojoties» vienīgi ar grāmatvedības programmu, kas atbalsta e-rēķinu apriti.

Protams, šāds darba modelis prasīs grāmatvežiem apgūt jaunas iemaņas un uzlabot digitālās prasmes. Strauji mainīgajā šodienas pasaulē tas gan nav nekas jauns. Vairākums grāmatvežu jau ir ieviesuši savā darba rutīnā inovācijas un liek lietā jaunas prasmes, bieži vien paši to pat neapzinoties.

Pavasara notikumi mums vēlreiz atgādināja gan par cilvēka fantastisko spēju pielāgoties apstākļiem, gan par to, cik cieši savstarpēji saistīti ir modernās pasaules iedzīvotāji. Kaut uz brīdi pārtrūkstot sadarbībai ar kolēģiem vai zaudējot iespēju no blakus galda paņemt dokumentu mapi, kas vienmēr bijusi rokas stiepiena attālumā, darbs vairs nevedas tik efektīvi, kā gribētos. Tādēļ ir svarīgi laikus gatavoties neparedzamām situācijām. Jo ātrāk uzņēmums pāries uz elektronisku sadarbību, jo ražīgāk varēs strādāt kā normālos apstākļos, tā dažādu ierobežojumu laikā.


Dalies: