Kopš 18. aprīļa valsts tiešās pārvaldes iestādēm publiskajos iepirkumos jāspēj pieņemt elektroniskos rēķinus. To nosaka Eiropas Savienības (ES) Direktīva 2014/55/ES. Uzņēmumu savstarpējās attiecībās pagaidām šādas prasības nav noteiktas, taču valsts pārvaldes “sapurināšanās” novatorisku risinājumu ieviešanai ir lieliska iespēja arī privātajam sektoram digitalizēt rēķinu plūsmu, tādējādi uzlabojot darba efektivitāti un iegūstot papildu darba stundas lietderīgākiem uzdevumiem.
Aktīvāka e-rēķina ieviešana varētu atdzīvināt pamirušo e-pārvaldes jautājumu. ANO pētījums rāda, ka divu gadu laikā Latvija e-pārvaldes risinājumu attīstībā nokritusi no 45. uz 57. vietu pasaulē un ES dalībvalstu vidū apsteidz vairs tikai Rumāniju. Mums priekšā ir pat Bulgārija un Grieķija, ko nemēdzam uzskatīt par tehnoloģiju lielvalstīm.
Datorsistēmām atpazīstams rēķins
Par e-rēķiniem ir dzirdēts daudz, taču vēl joprojām pastāv dažādi mīti par tiem. E-rēķini ir strukturēti elektroniski dokumenti, kas izveidoti un apstrādājami mašīnlasāmā veidā. Viens no visbiežāk izmantotajiem e-rēķinu formātiem ir XML. Šajā formātā e-rēķina saturs tiek aprakstīts tā, lai IT sistēmas to varētu automatizēti apstrādāt. Digitālu ieskenēta papīra rēķina attēlu par e-rēķinu uzskatīt nevar. Lai arī veidots Microsoft Word, Excel vai PDF formātā un būtībā ir digitāls, tomēr tas nav mašīnlasāms, tādēļ nav uzskatāms par e-rēķinu.
E-rēķinu aprakstīšanai XML formātā ir dažādi standarti un sintakses. Eiropas Elektronisko rēķinu standarts nosaka e-rēķina pamatelementus (rēķinā ietveramo informāciju) un kopējo sintakšu sarakstu. Arī 2019. gada 9. aprīļa Ministru Kabineta noteikumos Nr. 154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība” ir noteikts, ka “Pasūtītājs, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs, kā arī publiskais partneris vai tā pārstāvis pieņem elektroniskā veidā sagatavoto un izsniegto rēķinu, kas atbilst piemērojamajam elektroniskā rēķina standartam”. E-rēķinu sintakšu saraksts tiek noteikts šādi: “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts šo noteikumu izpratnē ir dokumentu kopums, uz kuru atsauce publicēta Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī un ko veido Latvijas nacionālā standarta statusā adaptētais Eiropas Savienības standarts LVS EN 16931-1:2017 “Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis” un ar to saistītā tehniskā specifikācija LVS CEN/TS 16931-2:2017 “Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts””.
Vienots standarts jau nākamgad
2020. gadā ir gaidāmas izmaiņas arī grāmatvedības likumā, kas noteiks gan e-rēķinu oficiālo standartu Latvijā, gan tā lietojumu, gan aprites kārtību. Par oficiālo standartu Latvijā plānots noteikt Eiropas Savienībā un visā pasaulē atzīto standartu ISO/IEC 19845 (UBL 2.1). Vienots standarts visā Latvijā ļaus visām iesaistītajām pusēm — gan rēķinu izrakstītājiem, gan saņēmējiem, gan apstrādātājiem, gan uzraugošajām iestādēm — runāt vienā valodā un veidot e-rēķinus apstrādāt spējošas sistēmas. Jau tagad elektroniski sagatavoti dokumenti ir derīgi kā attaisnojuma dokumenti grāmatvedībā, un arī e-rēķini būs attaisnojuma dokumenti, līdz ar to ievērojami samazināsies papīra dokumentu aprite un arhivēšana.
E-rēķini ne vien samazina nepieciešamību pēc papīra dokumentiem, bet arī var krietni uzlabot darījumu un naudas aprites ātrumu ekonomikā kopumā. Viens no svarīgākajiem neapšaubāmi ir finansiālais aspekts. Aprēķini rāda, ka e-rēķinu izsūtīšana samazina tēriņus par 59%, bet saņemšana un apstrāde — par 64%. Līdz ar to lielos uzņēmumos un valsts pārvaldē finanšu ietaupījums būtu mērāms tūkstošos eiro. Ne mazāk svarīgi, ka šos rēķinus var piegādāt ātrāk, var apstrādāt automātiski un nepastāv risks kļūdīties, ar roku pārrakstot skaitļus. E-rēķinu sistēma izskauž krāpšanas risku. Tradicionāli strādājošos uzņēmumos atbildīgajiem darbiniekiem ir jāapstiprina, ka viņi tiešām sadarbojas ar rēķina izrakstītāju un ka summa ir pareiza, savukārt elektroniskā sistēma pati automātiski nolasa datus no biznesa vadības programmas un konstatē, vai sadarbība ir notikusi. Darbiniekiem nav jātērē laiks, lai pārliecinātos, vai rēķins ir nonācis līdz adresātam, un samaksas brīdī sistēma iegrāmato no bankas saņemtos datus. Līdz ar to uzreiz ir redzami nemaksātāji un maksājumu kavētāji.
Latvija rietumvalstu līmenī
Ar e-rēķinu ieviešanu Latvijā pagaidām ne pārāk veicas, tomēr šeit ir laba starta pozīcija. Pēc 2017. gada datiem Latvija kopā ar Lietuvu ir starp tām retajām Austrumeiropas valstīm, kurās e-rēķinus lieto vairāk nekā 15% uzņēmumu. Šajā ziņā esam aptuveni vienā līmenī ar lielāko daļu Rietumeiropas un zaudējam tikai ziemeļvalstīm un Igaunijai, kur ar e-rēķiniem apmainās vairāk nekā 40% uzņēmumu.
Zīmīgi, ka liels potenciāls ir tieši privātajam sektoram. Pirms 18. aprīļa aptaujājām gandrīz 350 uzņēmumu un noskaidrojām, ka tikai 21,3% respondentu jau bija ieviesuši elektronisko rēķinu sistēmu un 7,2% bija pārliecināti, ka pagūs to izdarīt līdz noteiktajam termiņam. Vēl 15% respondentu apgalvoja, ka paši būtu gatavi sūtīt un saņemt e-rēķinus, taču pavisam atteikties no papīra nevarot kāda ne pārāk progresīva sadarbības partnera vai klienta dēļ.
No atlikušajiem 57%, kuri joprojām darbojas ar tradicionālajām metodēm, lielā mērā būs atkarīgs, cik ātri izdosies padarīt e-rēķinus par galveno samaksas datu nodošanas formātu. Iespējams, liela daļa ar tehnoloģijām nesaistītu uzņēmumu nemaz nezina visas e-rēķinu priekšrocības, tādēļ nesteidzas tos ieviest. Taču priekšrocību ir daudz un tās būtiski palīdz konkurences cīņā.
E-rēķini nākotnē būs obligāti
Pāreja uz e-rēķiniem ES Digitālajā vienotajā tirgū ir neizbēgama un kādā brīdī tiks īstenota ar likuma spēku. Spānija jau 2015. gadā kļuva par pirmo ES dalībvalsti, kurā visa rēķinu apmaiņa starp valsti un produktu vai pakalpojumu piegādātājiem notiek elektroniski. Tagad tur ik mēnesi tiek apstrādāti 900 tūkstoši e-rēķinu, un spāņi strādā, lai šo praksi pārnestu uz privāto sektoru. Itālijā no šī gada e-rēķinu aprite ir obligāta visiem PVN maksātājiem, un no nākamā gada saviem Vidusjūras kaimiņiem plāno pievienoties arī Grieķija. Nav noslēpums, ka tas tiek darīts, lai mazinātu iespējas izvairīties no nodokļu maksāšanas un piebremzētu Eiropā tik aktuālos PVN “karuseļus”. Itālijas varas iestādes neslēpj, ka no e-rēķiniem sagaida pelēkās zonas samazināšanos ekonomikā. Gan sīktirgotāju “sarunāšanas” prakse, gan lielāku uzņēmumu shēmas nodokļu apiešanai ilgstoši neļauj šai Apenīnu pussalas valstij attīstīties tādā tempā, kādā tā varētu. Domāju, ka arī Latvijas valsts un sabiedrība tikai iegūtu no pārskatāmākas rēķinu sistēmas.
Jumis jau atbalsta e-rēķinus
Eiropas infrastruktūras savienošanas instruments finansē Eiropas Savienības dalībvalstu ierosinātos projektus dažādu infrastruktūras projektu realizācijai, tostarp e-rēķinu ieviešanai. Arī Latvija ir ieguvusi finansējumu vienā no programmas uzsaukumiem un šobrīd tiek realizēts projekts “Eiropas elektroniskais rēķins”, kura mērķis ir veicināt un virzīt e-rēķinu ieviešanu un lietošanu Latvijā gan publiskajā, gan privātajā sektorā. Projekta uzdevumi ir izveidot drošu e-rēķinu nosūtīšanas un saņemšanas iespēju e-adresē, portālā Latvija.lv izveidot ērtu e-rēķinu saņemšanas un nosūtīšanas risinājumu komersantiem, kā arī izveidot PEPPOL piekļuves punktu, kas atbalstīs e-rēķinu apmaiņu ar citām ES dalībvalstīm. Projektā plānots arī izstrādāt e-adreses un e-rēķinu integrāciju vienā no populārākajām grāmatvedības un uzņēmumu vadības sistēmām Latvijā – Jumis.
Līdz šī gada beigām plānojam visiem mūsu klientiem nodrošināt iespēju nosūtīt un saņemt e-rēķinus, izmantojot e-adresi un citus kanālus. Te jāatgādina, ka jau šobrīd Jumis sniedz iespēju apmainīties ar e-rēķiniem vairākās e-rēķinu apmaiņas sistēmās – Telema, Fitek un Omniva.
Tagad ir īstais laiks uzņēmējiem sākt iepazīt pieejamos e-rēķinu risinājumus. Tas ne vien ļaus bez steigas izvēlēties rēķinu sūtīšanas programmas, apgūt to iespējas un apmācīt grāmatvežus un citus iesaistītos darbiniekus, bet arī ietaupīt naudu un laiku, tādējādi iegūstot savam uzņēmumam priekšrocības konkurences cīņā.