Grāmatvedības mākoņpakalpojumu būtiskākie plusi un mīnusi

Grāmatvedības mākoņpakalpojumu būtiskākie plusi un mīnusi

Grāmatvedības programmas mākoņpakalpojumos Latvijā ir pieejamas jau vairākus gadus un lielai daļai uzņēmumu jau kļuvušas par ierastu ikdienas darba sastāvdaļu. Ilgā un plašā izmantošana sniedz iespēju apkopot pietiekami apjomīgu informāciju, lai secinātu, kādi tad ir patiesie grāmatvedības risinājumu mākoņpakalpojumu plusi un mīnusi.

Plusi

Attālināta darba iespējas

Arvien vairāk uzņēmumu saviem darbiniekiem nodrošina attālināta darba iespējas, un darbinieki augstu vērtē strādāšanu ārpus biroja. Viņi var ietaupīt ceļā pavadīto laiku un paveikt vairāk dienās, kad nav ieplānotas tikšanās klātienē ar kolēģiem, klientiem vai sadarbības partneriem. Vairākos pētījumos ir pierādījies, ka darbinieki, kuriem ir iespēja ik pa laikam strādāt attālināti, strādā produktīvāk, retāk kavē darbu slimības dēļ un ir mazāk pakļauti stresam.

Grāmatvedības mākoņrisinājumi nodrošina šādas attālināta darba iespējas. Ja vien ir interneta pieslēgums, lielai daļai sistēmu var pieslēgties gan no datora, gan mobilajām ierīcēm, tostarp tālruņa, izmantojot ierasto tīmekļa pārlūkprogrammu. Īpaši svarīgi tas ir pašiem uzņēmējiem, jo viņi var jebkurā laikā piekļūt grāmatvedības datiem un iegūt aktuālo informāciju. Tas noder, piemēram, tiekoties ar partneriem un apspriežot līdzdalību jaunā projektā.

Grāmatvežiem atskaišu nodošanas laikā nav līdz vēlam vakaram jāpaliek birojā. Ja kaut kas nav paspēts dienas laikā, sistēmai var brīvajos brīžos pieslēgties arī no mājām un pabeigt iesākto.

 

Vieglāk strādāt grāmatvežiem un grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem

Grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju tirgus Latvijā ir visai plašs. Ir gan pašnodarbināti grāmatveži, kas sniedz savus pakalpojumus dažiem uzņēmumiem, gan lieli grāmatvedības konsultāciju un audita biroji, kas rūpējas par daudzu uzņēmu grāmatvedības un finanšu vajadzībām. Ir arī štata grāmatveži, kuri apkalpo vairākus vienas grupas uzņēmumus un filiāles.

Īpašas priekšrocības mākoņpakalpojumi piedāvā grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem un vairākus uzņēmumus apkalpojošiem grāmatvežiem, jo lieliski atbalsta šādu biznesa modeli. Mākoņpakalpojumi nodrošina iespēju grāmatvedības pakalpojumu saņēmējiem pieslēgties savai datu bāzei, aplūkot un ievadīt uzņēmuma grāmatvedības datus (pavadzīmes, rēķinus, tabeles u.c.). Izmantojot šo modeli, grāmatvedības pakalpojumu sniedzēja ikdienas darbi tiek paveikti efektīvāk, jo lielāko daļu informācijas sistēmā var ievadīt pats klients. Grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs var piedāvāt lielāku pievienoto vērtību, sniedzot padomus par grāmatvedības kārtošanu un finanšu optimizāciju, kā arī citus augsti kvalificētus pakalpojumus.

Klientu finanšu datu drošība ir kritiski svarīgs aspekts grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, tādēļ tie novērtē iespēju nodot šo atbildību profesionāļu rokās un neuztraukties par sarežģījumiem, kas iespējami, glabājot klientu datus savos datoros vai serveros.

Grāmatvedības mākoņpakalpojumi arī krietni samazina IT izmaksas par kvalitatīvu savu serveru un IT infrastruktūras uzturēšanu. Šīs izmaksas ir tieši un skaidri attiecināmas arī uz katru no klientiem, jo iespējams precīzi plānot biznesa modeļus un peļņu, ko nodrošina katrs klients.

 

Vairāk iespēju vadītājiem un grāmatvežiem

Grāmatvedība un finanšu vadība ir cieši saistīta ar uzņēmuma vadītāju un vidējā līmeņa vadītājiem. Lai pieņemtu pareizus lēmumus, vadītājiem ir nepieciešama aktuāla informācija par finanšu rādītājiem. Agrāk finanšu informāciju pēc vadītāja pieprasījuma sagatavoja grāmatvedis, bet tagad pats vadītājs visus nepieciešamos datus var apskatīt mākoņrisinājumā kaut vai savā viedtālrunī. Piemēram, var ātri aplūkot informāciju par uzņēmuma apgrozījumu un peļņu vai paredzamajiem ieņēmumiem un kavētajiem maksājumiem.

Ieņēmumu, izdevumu un peļņas rādītāji

Ieņēmumu, izdevumu un peļņas rādītāji

Visbiežāk vadītājiem noder specifiskas atskaites, kas atspoguļo konkrētu nepieciešamo informāciju. Piemēram, šomēnes nesamaksātos rēķinus, šonedēļ pārdoto preces vienību skaitu, darbinieku efektivitātes atskaites u.c. Šādā gadījumā tiek sagatavota atskaite, un turpmāk vadītājs šo atskaiti var skatīt atjauninātu, ar vienmēr aktuāliem datiem. Šāda funkcionalitāte ir arī ļoti noderīga grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, kuri var sagatavot atskaites saviem klientiem, un klienti tās var skatīt savās interneta pārlūkprogrammās datorā, viedtālrunī vai planšetē, tā būtiski uzlabojot sniegtā pakalpojuma vērtību un konkurētspēju.

 

Piemērs. Vadītājam regulāri nepieciešama atskaite par preču atlikumiem katrā noliktavā konkrētā dienā. Grāmatvedis var izveidot šādu atskaiti grāmatvedības sistēmā, un tā būs pieejama uzņēmuma vadības risinājumā mākonī.

Preču atlikumu atskaite vadībai

Preču atlikumu atskaite vadībai

Mākoņpakalpojumi, kas nodrošina šādas vadības atskaišu iespējas, padara grāmatveža un vadītāja darbu un saziņu efektīvāku un pozitīvāku, līdz ar to katrs iesaistītais var veltīt vairāk laika būtiskajiem darbiem.

 

Mīnusi

 Vienoti darba principi un drošība

Mākoņrisinājumi lielāko izaicinājumu rada grāmatvežiem, kuri pieraduši skaitļu pasaulē uzturēt īpašu — tikai viņiem saprotamu — kārtību. Viņi zina, kur kādi dati meklējami, un spēj tos ātri atrast, bet jebkurš cits šajā “kārtībā” jūtas kā apmaldījies meža biezoknī.

Mākonī uzņēmuma dati jebkurā laikā ir pieejami ikvienam darbiniekam, kuram piešķirts lietotājvārds un parole. Tādēļ visiem ir jāgādā, lai sistēmā īstie dati atrastos īstajās vietās un nekas netiktu nejauši izdzēsts.

Otrs svarīgais aspekts ir drošība. Lai arī mākoņpakalpojumu sniedzēji ar dažādām sistēmām cenšas pasargāt klientus no nesankcionētas piekļuves viņu datu bāzei, arī klientiem ir jāuzņemas lielāka atbildība par savas paroles drošību un digitālās higiēnas ievērošanu, lai finanšu datiem nevarētu piekļūt nepiederošas personas.

 

Piedāvājam vairākus ieteikumus, kā gādāt par savas paroles drošību.

  1. Izvēlēties paroli, kas veidota no lielajiem un mazajiem burtiem, cipariem un simboliem.
  2. Nelietot vienu un to pašu paroli vairākos mākoņpakalpojumos.
  3. Regulāri — vismaz reizi trijos mēnešos — mainīt paroli.
  4. Nepierakstīt paroli un nenovietot šos pierakstus citiem pieejamā vietā.
  5. Nekādā gadījumā neizpaust savu paroli citiem.
  6. Rūpēties par sava datora drošību, darbinot tajā jaunāko antivīrusu programmatūru; neinstalēt nezināmas izcelsmes programmatūru un neapmeklēt apšaubāma satura tīmekļa vietnes.
  7. Izveidot savu paroļu veidošanas sistēmu vai izmantot paroļu pārvaldības programmu.

 

Piemērs. Var izveidot savu sistēmu, lai jebkuram resursam internetā parole tiktu veidota pēc noteikta principa. Parole = resursa adreses pirmie trīs burti + šis gads mīnus 2 gadi + šī mēneša pirmie 2 lielie burti + jūsu mājdzīvnieka vārds + simbolu virkne $%. Tātad pašreizējā parole Facebook kontam būtu šāda: fac2015OKmuris$%. Nākamā gada janvārī parole jau būtu šāda: fac2016JAmuris$%.

 

Mākonis ne vienmēr ir vispiemērotākais risinājums

              Lai gan mākoņpakalpojumu sniedzēji apgalvo, ka mākonis ir vienīgais risinājums jebkurai IT sistēmai, tā gluži nav. Uzņēmumu vajadzības un iespējas ir ļoti dažādas, un ļoti dažādas ir arī uzņēmumu izmantotās sistēmas, tādēļ, tiekoties ar mākoņpakalpojumu sniedzējiem, ir jāapspriež visas šīs nianses un prasības.

              Reizēm uzņēmumu biroji atrodas vietās, kurās nav pieejams kvalitatīvs interneta pieslēgums vai arī tas ir nestabils. Šādā gadījumā mākoņpakalpojumu izmantošana var radīt vairāk problēmu nekā ieguvumu. Tāpat nereti uzņēmumi jau ir ieviesuši grāmatvedības un uzņēmumu resursu vadības sistēmas, kuras nav pieejamas kā mākoņrisinājums. Šādā gadījumā ir jāizvērtē, vai pāreja uz grāmatvedības uzskaites mākoņpakalpojumiem atmaksāsies ilgtermiņā.

              Ja uzņēmums jau ir investējis ievērojamus līdzekļus un pūles savas IT infrastruktūras izveidē, tad nopietni jāizvērtē, vai ir nepieciešama pilnīga pāreja uz mākoņpakalpojumiem. Pastāv arī hibrīdrisinājuma iespēja, kad daļa datu glabājas uzņēmuma serveros, bet daļa — mākonī. Tomēr jādomā arī ilgtermiņā, un jebkuram datu serverim ir savs paredzētais dzīves ilgums. Svarīgākais ir rūpīgi izvērtēt, apzināties visus riskus un ieguvumus un pieņemt pārdomātu lēmumu.

 

Nekvalitatīva produkta izvēlēšanās

              Uzticēt sava uzņēmuma datus kādam citam uzņēmumam var būt psiholoģiski grūts solis. Galvenais aspekts šeit ir uzticēšanās mākoņpakalpojumu sniedzējam. Ir vairāki aspekti, kam jāpievērš uzmanība, izvēloties mākoņpakalpojumu sniedzēju, un tālāk ir uzskaitīti jautājumi, kas būtu jāuzdod mākoņpakalpojumu sniedzējam.

  • Pieredze un darbības ilgums tirgū. Jo ilgāk pakalpojumu sniedzējs darbojas šajā tirgū, jo lielāka iespējamība, ka pakalpojums jau ir pārvarējis sākotnējo problēmu fāzi un darbojas stabili. Ilgstoša pieredze tirgū liecina arī par profesionālu darbinieku piesaisti un noturēšanu uzņēmumā.
  • Kur dati tiek glabāti? Ir svarīgi noskaidrot, vai dati tiek glabāti Eiropas Savienībā — varbūt pat Latvijā.
  • Kādas tehnoloģijas tiek izmantotas? Piemēram, vai šifrēšanas algoritmi atbilst mūsdienu prasībām, vai tehnoloģijas nav novecojušas? Vai serveru programmatūra tiek regulāri atjaunota?
  • Kāda ir datu rezerves kopiju politika? Cik bieži tiek veidotas rezerves kopijas, cik ilgi tās tiek glabātas? Vai rezerves kopijas tiek glabātas citā datu centrā atšķirīgā atrašanās vietā?
  • SLA — cik ilgi pakalpojums drīkst nestrādāt? Kādas ir iespējas atjaunot datus, ja bojājums radies klienta darbības vai bezdarbības dēļ?
  • Cenu politika. Vai ir kādas pakalpojuma ieviešanas papildu izmaksas? Vai ir kādas slēptās izmaksas? Kādas ir iespējas mainīt lietotāju skaitu un citus pakalpojuma parametrus, un cik tas maksā?
  • Kādas ir iespējas sadalīt katra lietotāja tiesības? Vai lietotājus un tiesības varēs administrēt viegli un ātri?
  • Vai mākoņpakalpojumi atbilst VDAR (Vispārīgās datu aizsardzības regulas) prasībām?
  • Līguma laušana. Vai ir sagaidāmas kādas soda sankcijas, ja pakalpojuma saņēmējs vēlēsies lauzt līgumu ar pakalpojuma sniedzēju? Kā uzņēmums varēs atgūt savus grāmatvedības datus? Vai tos turpmāk varēs lietot lokālajā serverī?
  • Atbalsts. Kāds atbalsts tiek sniegts pakalpojuma ieviešanas un lietošanas laikā? Vai var konsultēties ar pakalpojumu sniedzēju telefoniski vai rakstiski? Cik tas maksā?
  • Programmas atjaunināšana. Vai tiek veikti programmas uzlabojumi un atjauninājumi? Kas tos veic, un kad tas notiek (dienā, naktī, brīvdienās, darbdienās)? Vai klients par to tiek laikus informēts, lai varētu plānot darba gaitu?
  • Vai datus uz mākoni var pārnest no lokālā servera, no citām sistēmām? Vai var izveidot mākoņa savienojumu ar kases aparātiem, citām sistēmām?
  •  Grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem — vai klients varēs pieslēgties? Vai klients drīkstēs veikt instalācijas? Kā mainīsies cena atkarībā no klientu skaita?

 

Mākoņpakalpojumu sniedzēja darbības stabilitāte ir ļoti būtiska, bet svarīga ir arī pakalpojuma attīstība, tādēļ ir noderīgi noskaidrot, vai šie pakalpojumi tiks attīstīti un cik ilgi uzņēmums tos plāno uzturēt. Tā kā tehnoloģijas attīstās ļoti strauji, arī mākoņpakalpojumi ir nemitīgi jāattīsta, lai tie atbilstu vis