Iespēja pilnvērtīgi strādāt attālināti iekļauj sevī ne tikai piekļūšanu pie datiem un pie datora, tā paredz arī visu dokumentu apriti organizēt tikai elektroniski, bez papīra.
Tieši tādēļ e-rēķinu ieviešana paliek arvien aktuālāka.
Ieskaties: 5 būtiskākie padomi uzņēmumu vadītājiem, lai izmantotu e-rēķinus savā labā un pielāgotu sava uzņēmuma vajadzībām.
1. APZINĀT POTENCIĀLOS IEGUVUMUS, IEVIEŠOT E-RĒĶINU IESPĒJU UZŅĒMUMĀIeguvumu apzināšana kalpotu kā noderīga informācija, lai e-rēķinu integrēšana uzņēmumā būtu organizēts un raits process. Jāatzīst, ka ieguvumi ir dažādi, un tie kalpotu ne tikai, lai organizētu pārskatāmāku naudas plūsmu, bet arī pavērtu iespējas biznesa paplašināšanai, kā arī tas ļautu vieglāk sadarboties ar valsts sektoru. Atgādinām, ka no 2019. gada pavasara visām valsts iestādēm publisko iepirkumu procedūrās ir jāpieņem Eiropas elektronisko rēķinu standartam atbilstoši e-rēķini. Papildus tam ir paredzami arī citi ieguvumi, piemēram:
- rēķinu informācija vairs netiek ievadīta manuāli, kas nozīmē, ka ievērojami samazinās kļūdu risks, kā arī neprecizitātes ir iespējams konstatēt ātrāk;
- uzņēmuma grāmatveži var ērtāk kontrolēt apmaksas procesus, jo, pateicoties piegādes ātrumam un analīzei, tiks kavēti arvien mazāk maksājumu, kas ļautu organizētāk pārraudzīt rēķinu maksātājus un nemaksātājus;
- tiek būtiski samazināts krāpšanas risks, jo sistēma spēj nolasīt datus no biznesa vadības programmas un analizēt, vai sadarbība ir notikusi;
- atbildīgajām personām nav vēlreiz jāpārliecinās, ka rēķins ir nonācis līdz adresātam
- un citi ieguvumi.
2. PIEŅEMT, KA KATRA UZŅĒMUMA E-RĒĶINU INTEGRĒŠANAS LAIKA POSMS IR ATŠĶIRĪGS
Katram uzņēmējam ir jāņem vērā, ka e-rēķinu ieviešanas process katrā uzņēmumā var atšķirties. Tas ir atkarīgs no dažādiem faktoriem, piemēram, vai uzņēmumā lietotā sistēma spēj sagatavot un apstrādāt e-rēķinus Latvijā noteiktajā formātā - PEPPOL BIS 3.0, cik uzņēmuma darbinieku izmantos e-rēķiniem paredzēto programmatūru, kā arī, kāds ir uzņēmuma darījumu partneru skaits, un kādas ir viņu iespējas izrakstīt vai apstrādāt e-rēķinus.
3. NODROŠINĀT DARBINIEKIEM NEPIECIEŠAMĀS APMĀCĪBAS UN ATBALSTU
Kā jau minēts iepriekš, būtiski ir apzināt, kuri uzņēmuma darbinieki izmantos e-rēķiniem paredzēto programmatūru un ir jāapdomā iespējas nodrošināt specializētas apmācības, kuru laikā, piemēram, uzņēmuma grāmatveži var apgūt visas e-rēķinu nianses un uzdot sev interesējošus jautājumus. Papildus tam, lai izglītotu, motivētu un atbalstītu darbiniekus pārejas posmā, LIKTA iesaka izveidot e-rēķinu ieviešanas plānu un sekot līdzi tam, kā arī atzīmēt un pārrunāt progresu.
4. APZINĀT KLIENTU UN SADARBĪBAS PARTNERU IESPĒJAS
Pirms modernizācijas procesa un programmatūras integrēšanas uzņēmuma ikdienas darbos, uzņēmuma vadītājiem un darbiniekiem tiek rekomendēts apzināt klientu un sadarbības partneru spējas izsūtīt un saņemt e-rēķinus. Ja šādu iespēju ir maz, jāatzīst, ka process var kļūt laikietilpīgāks un daudz sarežģītāks, jo uzņēmuma grāmatvežiem būtu jāpārvalda dažādi rēķinu saņemšanas formāti un kanāli. Tiesa, ir skaidrs, ka e-rēķinu izmantošana kļūst ar vien plašāka. Papildus tam ir arī jāpārliecinās par preču un pakalpojumu klasifikatoriem un citiem svarīgiem datiem, lai abas darījumu puses spētu e-rēķinus salāgot un atpazīt.
5. PIEMĒROTĀKO E-RĒĶINU PIEGĀDES KANĀLU IZVĒRTĒŠANA
Lai nodrošinātu organizētu un pārskatāmu e-rēķinu saņemšanu un nosūtīšanu, ļoti būtisks aspekts ir savstarpēja vienošanās ar klientiem un sadarbības partneriem par ērtākajiem piegādes kanāliem. Tie var būt dažādi: e-pasts, e-rēķinu apmaiņas sistēma, grāmatvedības sistēmas un citas platformas. Ne mazāk svarīgi ir nodrošināt grāmatvedības sistēmas vai citas sistēmas funkcionalitāti, kas automātiski atbalsta elektronisko rēķinu izsūtīšanu un saņemšanu.
“Šobrīd daudzi Latvijas uzņēmumi ļoti īsā laikā ir sākuši izmantot digitālos risinājumus, lai nodrošinātu darbinieku saziņu, uzņēmuma vadību un biznesa procesu norisi attālināti, ņemot vērā jaunos apstākļus un ārkārtas stāvokļa ierobežojumus. Rēķinu izrakstīšana un apstrāde ir vēl viena joma, kurā digitalizācija sniedz iespēju šos procesus veikt attālināti, izmantojot e-rēķinus. E-rēķini ir mūsdienīga uzņēmuma ikdienas prakse un mēs vēlamies akcentēt, ka e-rēķinu ieviešana ne tikai ļauj paaugstināt efektivitāti, bet arī paver dažādas jaunas iespējas biznesa vidē, kā arī sniedz ieguldījumu uzņēmumu ilgtspējā, kas šobrīd ir īpaši svarīgi,“ uzsver LIKTA prezidente Signe Bāliņa.
“Turpinot saasināties cīņai par darbaspēku un sadārdzinoties darbaspēkam, automatizācijas loma uzņēmumos tikai pieaug. E-rēķini ir viens no veidiem, kā uzņēmumam jau tagad daļu grāmatveža darba deleģēt datoram. Jaunākās paaudzes grāmatvedības programmas spēj pilnībā automātiski apstrādāt no mašīnlasāmajiem e-rēķiniem iegūto informāciju, tādējādi samazinot darbinieku noslodzi par vairākām stundām nedēļā. Grāmatvežiem vairs nav ar roku jāievada sistēmā saņemto rēķinu dati, un tas ir tikai viens no ieguvumiem. Piemēram, grāmatvedības un biznesa vadības sistēma Tildes Jumis sniedz iespēju apkopot finanšu analīzei nepieciešamo informāciju un veidot dažādas atskaites, apskatīt ienākošos rēķinus un izdevumu pārskatus viedtālrunī,” par e-rēķinu priekšrocībām stāsta Tildes Jumis biznesa attīstības vadītājs Viesturs Slaidiņš.